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COMPETÊNCIA DO CERIMONIAL
Gilda Fleury Meirelles
Em nossos seminários, palestras, conferências e cursos há uma preocupação
sobre a atividade e as qualificações necessárias àqueles que atuam no
segmento do protocolo e do cerimonial.
São funções que demandam um constante aperfeiçoamento profissional,
que exige de cada um, conhecimento amplo do comportamento humano, da
economia, da política, da sociologia e de outras ciências.
Na estrutura do poder público federal, especificamente na Presidência da
República, essa função é exercida, por lei, por um diplomata de
carreira. Tem sob sua responsabilidade uma equipe com formação
multidisciplinar, para atuar nas fases de planejamento, organização,
coordenação, controle e execução do protocolo e do cerimonial.
Nos Estados e Municípios observa-se, também, o que estabelece o Decreto
nº 70.274, de 09/03/1972.
Nos Estados da Federação a atividade e a chefia são exercidas por
diplomata cedido pelo Ministério das Relações Exteriores, atuando como
elemento de ligação entre a chefia dos governos estaduais e o governo
federal, por meio do Itamaraty. A equipe também tem uma formação
multidisciplinar para a consecução do protocolo e do cerimonial.
Não existe, na esfera municipal, esse mesmo nível de competência.
Normalmente, é um cargo em comissão, exercido por um profissional que
preencha as necessidades da municipalidade. Na sua grande maioria, os
Municípios brasileiros não dispõem em sua estrutura de um órgão específico
que cuide das relações com outros poderes.
No entanto, as capitais brasileiras já têm em sua estrutura
organizacional o seu departamento de Cerimonial – ou de Eventos, Relações
Públicas, Comunicação; pouco importa a sua denominação – responsável
pela organização dos atos e cerimônias públicas com a presença dos
Prefeitos.
Outros órgãos governamentais – Ministérios, Secretarias de Estado,
Secretarias Municipais, e empresas públicas – têm em sua estrutura
administrativa e organizacional um setor que cuida das relações
protocolares.
Na iniciativa privada, dependendo do porte e de suas relações -
governamental e internacional -, algumas empresas dispõem de departamento
que trata das questões protocolares e do cerimonial. Geralmente,
denominados como Departamento de Relações Públicas ou Comunicação.
Diante desse quadro e da importância do protocolo e do cerimonial nas
relações entre as organizações, os diversos segmentos de públicos, o
relacionamento governamental e internacional, necessário se faz que o
profissional responsável pela coordenação do protocolo e do cerimonial
tenha essas qualificações:
- curso superior
- pós-graduação, de preferência em relações internacionais
- cultura geral ampla
- fluência em pelo menos dois idiomas
- competência profissional
- educação
- aparência pessoal
- postura.
Baseados no artigo 96 do Decreto nº 11.074, de 5 de janeiro de 1978, que
regula o Cerimonial do Estado de São Paulo, definimos a competência e
atribuições para o responsável pelo Cerimonial, independentemente de
sua designação – Relações Públicas; Comunicação Social;
Superintendente, Diretor, Chefe, Gerente, Supervisor, Coordenador,
Assessor ou Assistente do Cerimonial.
Compete a esse profissional:
1. coordenar o Cerimonial, fixar as funções de seus auxiliares e
distribuir as atribuições;
2. conhecer ou contribuir para a implantação de uma política de relações
públicas que atuará no relacionamento da organização com os seus
diversos públicos;
3. manter uma listagem atualizada de todos os públicos do interesse da
organização;
4. manter articulação com o Cerimonial governamental de sua instância,
sendo:
- o da Presidência da República no caso das organizações que se
reportem ou tenham ligações com o setor federal;
- o do Estado no caso das organizações que se reportem ou tenham ligações
com o setor estadual;
- o do Município no caso das organizações que se reportem ou tenham
ligações com o setor municipal;
5. manter articulação com o Ministério das Relações Exteriores, para
o caso de recepção de visitas oficiais – governamentais ou
empresariais – estrangeiras;
6. atender o Corpo Diplomático, Consular e demais segmentos envolvidos na
política de relacionamento da organização;
7. criar sistema de cumprimentos dos públicos do interesse da organização
para datas específicas e especiais;
8. encarregar-se de toda a correspondência da presidência da organização
que envolva sua política de relacionamento – relações públicas;
9. assessorar a presidência da organização sobre a programação, o
protocolo e o cerimonial das solenidades e recepções às quais deva ou não
comparecer, informando sobre todos os dados complementares, inclusive o
traje exigido;
10. coordenar e organizar as solenidades oficiais, que envolvam a presidência
e diretoria da organização, assim como o cerimonial de visitas de altas
personalidades civis e militares, nacionais ou estrangeiras,
providenciando, inclusive, os meios de transporte e hospedagem, se necessário
for;
11. organizar a montagem de mesas de honra ou diretora, obedecendo as
regras de precedência e a forma de tratamento correspondente a cada
personalidade;
12. elaborar o roteiro e o script das cerimônias;
13. coordenar e supervisionar o trabalho do pessoal de apoio,
especialmente do Mestre de Cerimônias e das recepcionistas;
14. articular e fornecer todas as informações e a programação das
cerimônias ao departamento de imprensa da organização;
15. acionar, com antecedência, os departamentos e serviços de apoio que
deverão estar envolvidos ou participando dos atos da organização;
16. articular e solicitar a cooperação de unidades militares necessárias
às honras oficiais previstas no cerimonial, bem como a designação de
Ajudante-de-Ordem à disposição de altas personalidades civis e
militares, nacionais ou estrangeiras, em visita oficial à organização;
17. atuar como introdutor na recepção de visitas oficiais ou formais à
organização;
18. resolver os casos omissos.
Adequar esses itens a realidade das organizações facilitará a vida de
quem tem, por profissão, de trabalhar com as leis do protocolo, as normas
do cerimonial e as regras da etiqueta.
28/05/2004
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